Zásady zpracování osobních údajů společnosti itself s.r.o. dle GDPR

Primárním účelem těchto zásad zpracování osobních údajů pro zákazníky itself s.r.o. dle GDPR (nařízení (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů) („Zásady“) vydaných společností itself s.r.o., IČ 18826016, DIČ CZ18826016, se sídlem Pálavské náměstí 4343/11, Židenice, 628 00 Brno („itself“) je poskytnout základní a nezbytné informace o tom, jaké osobní údaje společnost itself (jako správce) zpracovává o fyzických osobách:

při poskytování služeb,
při prodeji zboží na obchodních místech,
při návštěvách internetových stránek provozovaných itself,
při kontaktech s potenciálními zákazníky,
k jakým účelům a jak dlouho společnost itself tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává,
komu a z jakého důvodu je může předat,
a také informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů zájemců o služby a zboží itself, zákazníků itself a přiměřeně i třetích osob, uživatelů služeb poskytovaných itself, návštěvníků internetových stránek provozovaných společností itself, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícímu jejich vztahu vůči společnosti itself. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží dochází ze strany společnosti itself ke zpracování kategorií osobních údajů. Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost itself schopná identifikovat.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti itself s.r.o. jako správce dle čl. 13 GDPR.

I. Kategorie osobních údajů

1.Základní osobní údaje

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:

(i.) jméno a příjmení / název obchodní firmy
(ii.) datum narození, případně IČ a DIČ u podnikající fyzické osoby, rodné číslo
(iii.) adresa trvalého pobytu / adresa sídla nebo místa podnikání / adresa poskytování služby / fakturační adresa
(iv.) identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby
(v.) identifikační údaje plátce vyúčtování
(vi.) bankovní spojení
(vii.) spojení sdružené platby obyvatelstva
(viii.) kontaktní telefonní číslo
(ix.) kontaktní e-mail

2. Provozní údaje a lokalizační údaje

Zpracovávané údaje pro potřeby přenosu zpráv sítěmi elektronických komunikací, pro její účtování (o telefonických hovorech, datových přenosech, a dalších službách poskytnutých ze strany itself), řešení případných sporů plynoucích z poskytování služby a plnění zákonných povinností itself. Jedná se zejména o:

(i.) adresa datového spojení (např. IP adresa)
(ii.) datum a čas uskutečnění spojení
(iii.) doba trvání spojení
(iv.) číslo, název a umístění koncového bodu sítě
(v.) volané číslo
(vi.) volající číslo

3. Údaje o poskytovaných službách a jejich využívání, o prodaném zboží a platební morálce

(i.) druh a specifikace služby nebo zboží
(ii.) objem poskytnutých služeb a jejich cena
(iii.) informace o platební morálce

4. Komunikace

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a prodeji zboží itself mezi společností itself a zákazníkem. Jedná se o písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a záznamy telefonických hovorů, elektronické komunikace mezi zákazníkem a itself.

5. Kamerové záznamy

Prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy označeny příslušným upozorněním. Společnost itself umísťuje kamery do prostor itself v rozsahu nezbytně nutném z důvodu ochrany oprávněných zájmů itself.

6. Souhlas se zpracováním údajů

Zpracování údajů, které nejsou nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů itself, mohou být dále zpracovávány pouze na základě uděleného kvalifikovaného souhlasu. Údaje zpracovávané na základě souhlasu jsou všechny ostatní údaje kromě těch, které jsou výše uvedeny. Tyto údaje tak mohou být zpracovávány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

kontaktní údaje v případě, že se nejedná o zákazníka itself (jsou zpracovány na základě souhlasu s marketingovým oslovením)
záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných společností itself získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči (jsou zpracovány pro vylepšení provozu internetových stránek provozovaných společností itself, internetovou reklamu a v případě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely jsou tyto údaje zpracovány společně s ostatními osobními údaji pro tento účel)

II. Účely a právní důvody zpracování

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu a právním důvodu zpracování.

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů itself

Zpracování osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností itself a ochranu oprávněných zájmů itself je povinné. Ke zpracování osobních údajů pro uvedené účely není vyžadování souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.
Přehled základních účelů (plnění smlouvy, plnění zákonných povinností, oprávněná zájem):

(i.) poskytování služeb elektronických komunikací a dalších služeb
(ii.) vyúčtování služeb
(iii.) plnění zákonných daňových a účetních povinností
(iv.) účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány
(v.) výměna údajů mezi provozovateli sítí a poskytovateli služeb elektronických komunikací pro zajištění propojení a přístupu k síti, ke vzájemnému vyúčtování
(vi.) provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách společnosti itself pro účely prevence vzniku škod
(vii.) vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory
(viii.) nahrávání a monitorování hovorů se zákaznickou linkou
(ix.) procesy spojené s identifikací zákazníka
(x.) zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti itself a evidence dlužníků
(xi.) evidence zneužívání sítě a služeb elektronických komunikací
(xii.) zajišťování provozu a ochrany sítí elektronických komunikací

Osobní údaje pro uvedené účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

U zákazníků služeb itself - po dobu 3 měsíců ode dne ukončení poslední smlouvy se společnosti itself (při splnění všech závazků a pokud není jiný důvod zpracování).

U subjektu se zakoupením zboží od společnosti itself - po dobu 3 měsíců ode dne uplynutí záruční doby na zboží.

V případě jednání o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy - po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

Faktury jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.

Kamerové záznamy z prostor společnosti itself a okolí budov společnosti itself jsou zpracovávány maximálně po dobu 14 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu.

Dle § 90 odst. 3 a 4 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích je nutné uchovávat provozní údaje služby do konce doby, během níž může být vyúčtování ceny nebo poskytnutí služby elektronických komunikací právně napadeno reklamací. Pro tento účel společnost itself zpracovává v souladu s § 64 odst. 8 až 10 a § 129 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích provozní údaje služby po dobu 3 až 6 měsíců od jejího poskytnutí, není-li třeba doba delší.

Dle § 97 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích je společnost itself povinna uchovávat po dobu 6 měsíců provozní a lokalizační údaje, které jsou vytvářeny nebo zpracovávány při zajišťování jejích veřejných komunikačních sítí a při poskytovávání jejích veřejně dostupných služeb elektronických komunikací, a je na požádání povinna je bezodkladně poskytnout orgánům činným v trestním řízení, Policii České republiky případně jinému orgánu.

2. Zpracovávání údajů se souhlasem

Se souhlasem jsou zpracovány osobní údaje pro obchodní účely. Datum počátku účinnosti souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je v textu souhlasu.
Se souhlasem pro obchodní účely lze zpracovávat osobní údaje subjektu primárně pro vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb společnosti itself a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně (např. společně k vyúčtování), prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů nebo čísel služby. Veškeré tyto činnosti jsou nezbytně nutné pro oslovení zákazníků s vhodnými marketingovými nabídkami.
Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a subjekt jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb itself a 3 měsíce poté anebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá. Pro obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v sekci A tohoto dokumentu, a to po dobu, po kterou je správce povinen tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu či do uplynutí doby 3 měsíců ode dne ukončení smlouvy na služby poskytované společností itself, pokud zákazník souhlas dříve neodvolá. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany itself pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

3. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává společnost itself s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů itself. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných společností itself, jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies společnosti itself, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.

4. Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných společností itself

V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných společností itself, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek itself a pro účely internetové reklamy společnosti itself.

III. Způsob zpracování osobních údajů

Společnost itself zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost itself vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů – záznamy o zpracování.

IV. Kategorie příjemců osobních údajů

Společnost itself při své činnosti využívá služby jiných specializovaných subjektů. V případě, že je nezbytné, aby tito dodavatelé zpracovávali osobní údaje předané od společnosti itself, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci stanovených mezí definovaných společností itself. Každý zpracovatel je zavázán povinností k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky a v členských státech Evropské unie.
Společnost itself předává údaje za účelem činnosti advokátů, auditorů, správu IT systémů, reklamu nebo obchodní zastoupení.
Společnost itself v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

V. Sdílení osobních údajů s jinými správci

Společnost itself sdílí osobní údaje na základě správcovské smlouvy s dalším správcem osobních údajů – společností Telly CE s.r.o., IČ:03317137, Příkop 4, 602 00 Brno, jako provozovatel služby převzatého TV vysílání v síti společnosti itself s.r.o. ve vztahu ke shodným koncovým zákazníkům na této síti.

VI. Informace o právech subjektů údajů

Dle GDPR má subjekt údajů následující práva.

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR má subjekt právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od společnosti itself:

(i.) potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
(ii.) informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
(iii.) v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti bude společnost itself oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený manipulační poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit osobně na obchodním místě itself (za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti – identifikace žadatele oprávněné osoby), písemně na adresu sídla společnosti itself (žádost musí mít ověřený podpis) nebo zprávou do datové schránky společnosti itself (ID schránky: bwgyq4a).
Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit osobně na obchodním místě itself (za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti – identifikace žadatele oprávněné osoby), písemně na adresu sídla společnosti itself (žádost musí mít ověřený podpis) nebo zprávou do datové schránky společnosti itself (ID schránky: bwgyq4a).

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR má subjekt právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost itself zpracovávat. Subjekt údajů má povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo a současně poskytovat součinnost, za účelem opravy. Oprava bude provedena bez zbytečného odkladu s ohledem na technické možnosti. Právo na opravu nepřesných údajů je možné uplatnit osobně na obchodním místě itself (za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti – identifikace žadatele oprávněné osoby), písemně na adresu sídla společnosti itself (žádost musí mít ověřený podpis) nebo zprávou do datové schránky společnosti itself (ID schránky: bwgyq4a).,

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR má subjekt právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost itself neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost itself zajišťuje anonymizaci či výmaz osobních údajů na základě stanovených pravidel a platné legislativy. Právo na výmaz je možné uplatnit osobně na obchodním místě itself (za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti – identifikace žadatele oprávněné osoby), písemně na adresu sídla společnosti itself (žádost musí mít ověřený podpis) nebo zprávou do datové schránky společnosti itself (ID schránky: bwgyq4a).

4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to osobně na obchodním místě itself (za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti – identifikace žadatele oprávněné osoby), písemně na adresu sídla společnosti itself (žádost musí mít ověřený podpis) nebo zprávou do datové schránky společnosti itself (ID schránky: bwgyq4a).

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR má subjekt právo na oznámení ze strany společnosti itself v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

6.Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR má subjekt právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost itself o předání těchto údajů jinému správci.
Pokud se zpracování provádí automatizovaně, má právo subjekt získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit osobně na obchodním místě itself (za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti – identifikace žadatele oprávněné osoby), písemně na adresu sídla společnosti itself (žádost musí mít ověřený podpis) nebo zprávou do datové schránky společnosti itself (ID schránky: bwgyq4a).

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti itself.
V případě, že společnost itself neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu, společnost itself zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné uplatnit osobně na obchodním místě itself (za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti – identifikace žadatele oprávněné osoby), písemně na adresu sídla společnosti itself (žádost musí mít ověřený podpis) nebo zprávou do datové schránky společnosti itself (ID schránky: bwgyq4a).

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možný kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle vůči společnosti itself. Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat na obchodním místě itself nebo na zákaznické lince. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost itself uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

10. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

VII. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Od 25. 5. 2018 je k dispozici tento kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení: itself s.r.o., pověřenec pro ochranu osobních údajů, Pálavské náměstí 4343/11,62800 Brno, nebo e-mail poverenec@itself.cz.